La regla general: 4 años

La Agencia Tributaria indica que los empresarios y profesionales deben conservar las facturas recibidas, las copias de las emitidas y sus justificantes durante el plazo de prescripción de 4 años, según el artículo 29.2.e) de la Ley General Tributaria y el artículo 165.Uno de la Ley del IVA.

Es el tiempo durante el que Hacienda puede revisar tus impuestos. Si te piden justificar un gasto de ese periodo, necesitas la factura.

Desde cuándo se cuentan

No desde la fecha de la factura, sino desde el día siguiente al final del plazo para presentar la declaración del impuesto en el que la usaste. Una factura de gasto de un año se incluye en la declaración de la renta que se presenta al año siguiente, y los 4 años empiezan a contar cuando termina ese plazo de presentación.

Por qué muchas gestorías dicen 6 años

El artículo 30 del Código de Comercio establece que los empresarios conservarán los libros, la correspondencia, la documentación y los justificantes de su negocio durante seis años desde el último asiento en los libros. Pregunta a tu gestoría cuál aplica en tu caso; ante la duda, guardar 6 años cubre ambos.

Casos con plazos más largos

Si has deducido el IVA de compras sujetas a regularización (por ejemplo, bienes de inversión), la Agencia Tributaria indica que hay que conservar esas facturas durante el periodo de regularización y los cuatro años siguientes.

¿Papel o digital?

Puedes conservar las facturas en papel o en formato electrónico, siempre que se garantice su autenticidad, su integridad y su legibilidad, y que Hacienda pueda acceder a ellas sin demora.

Otra cosa es destruir los originales en papel después de escanearlos. Para eso hace falta una digitalización certificada, hecha con un software homologado por la Agencia Tributaria. Una foto con el móvil, aunque sea nítida, no es eso.

Lo que hace NexApp y lo que no. NexApp guarda una copia de cada ticket y factura junto a sus datos, para que los encuentres en segundos y lleguen a tu gestoría. No es un software de digitalización certificada: conserva también los originales en papel.

Ver cómo funciona el escaneo de tickets

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tiempo tengo que guardar las facturas siendo autónomo?

Con carácter general, durante el plazo de prescripción de 4 años que fija la Ley General Tributaria. El Código de Comercio obliga además a los empresarios a conservar la documentación de su negocio durante 6 años.

¿Puedo guardarlas solo en digital?

Puedes conservarlas en formato electrónico siempre que se garantice su autenticidad, integridad y legibilidad. Para destruir los originales en papel tras escanearlos hace falta una digitalización certificada con software homologado por la Agencia Tributaria.

¿Desde cuándo se cuentan los 4 años?

Desde el día siguiente al final del plazo para presentar la declaración del impuesto en el que se usó la factura, no desde la fecha de la factura.

Fuentes

Esta guía es informativa y no sustituye el asesoramiento de tu gestoría, que conoce tu situación concreta.