Entonces aparecen los PDFs repartidos entre diferentes carpetas, los tickets en papel que nadie digitalizó a tiempo, las facturas que siguen dentro del correo, algún documento duplicado y, casi siempre, algo que simplemente no se encuentra.
La solución no consiste necesariamente en dedicar una tarde entera al mes a ordenarlo todo de golpe. Es mejor crear un sistema que reduzca esa acumulación desde el principio.
¿Qué necesita normalmente una gestoría?
Esto depende de tu actividad, tu situación fiscal, tu forma de trabajar y el acuerdo concreto que tengas con tu gestoría — no hay una lista universal que sirva para todos los casos. Lo que sí suele ser común es la necesidad de recibir la documentación de forma completa, legible y dentro de un plazo razonable.
Si tienes dudas sobre qué documentación necesita la tuya en concreto, la vía más fiable es preguntárselo directamente: ella conoce tu situación fiscal mejor que ninguna guía genérica.
Los errores más habituales al preparar documentación
- Documentos que se pierden entre carpetas, emails o aplicaciones de mensajería.
- Facturas duplicadas, enviadas dos veces por error.
- Archivos mal nombrados que después nadie identifica.
- Tickets que nunca llegaron a digitalizarse y ahora son ilegibles.
- Facturas que siguen dentro del correo, sin descargar ni organizar.
- Documentos enviados en momentos distintos, sin ningún criterio de agrupación.
Un sistema sencillo para preparar las facturas
- Centraliza los documentos en un único sitio a medida que los recibes.
- Digitaliza los que todavía estén en papel.
- Revisa que la información capturada sea correcta.
- Mantenlos organizados con un criterio constante.
- Prepara la documentación periódicamente, no solo cuando toca presentar impuestos.
- Envíala a tu gestoría mediante el canal que hayáis acordado.
¿Es mejor enviar las facturas una a una?
Depende sobre todo de la relación y el método de trabajo que tengas con tu gestoría. Algunas opciones habituales:
- Envío individual, factura a factura, según van llegando.
- Carpeta compartida, donde vas dejando los documentos del periodo.
- Informe periódico, con todos los documentos de un mes o trimestre agrupados.
- Exportación desde la herramienta que utilices para gestionar tus gastos.
- Plataforma de gestión compartida entre ambas partes.
No existe una integración directa entre NexApp y gestorías concretas: lo que NexApp ofrece son informes exportables (Excel o ZIP con los documentos adjuntos) que puedes enviar por el canal que ya uses con la tuya.
Cómo aprovechar las facturas que recibes por email
Una parte importante de las facturas de un autónomo llega directamente al correo, muchas veces repartida entre distintas cuentas o bandejas. Con el tiempo, localizar una factura concreta entre cientos de emails puede convertirse en una búsqueda larga y frustrante.
NexApp puede detectar e importar automáticamente las facturas que recibes en tu Gmail mediante un filtro configurado en tu cuenta, además de ofrecer un asistente para importar el historial de facturas que ya tenías acumuladas antes de empezar a usar la aplicación. Así esas facturas quedan centralizadas junto al resto de tu documentación, sin que tengas que reenviarlas ni descargarlas una a una.
Cómo puede ayudarte NexApp
NexApp está pensada para centralizar los gastos y documentos que genera la actividad diaria de un autónomo. Puedes incorporar facturas y tickets, utilizar OCR para extraer su información automáticamente, y generar informes (en Excel o en ZIP, con los documentos adjuntos) para facilitar su envío posterior a tu gestoría — incluso de forma programada, si lo configuras así.
NexApp no sustituye a tu gestoría. Su objetivo es ayudarte a llegar a ella con la información más organizada, para que la parte administrativa deje de robarte tiempo del trabajo que de verdad te paga.
Conoce NexApp y descubre una forma más sencilla de centralizar tus gastos y documentosUna buena gestión empieza antes de enviar las facturas
El verdadero ahorro de tiempo no está en el rato que dedicas justo antes de enviar la documentación, sino en no dejar que los documentos se acumulen durante semanas. Si te falta esa base, quizás te sirva primero nuestra guía sobre cómo organizar las facturas siendo autónomo o cómo digitalizar facturas y tickets antes de llegar a este último paso.